社内の情報共有で悩んでいるなら！「日報」ならぬ「分報」のススメ！

こんにちは。高石です。

コーテッグのメンバは今、8人です。
世間一般のスタートアップからすると、歩みはノロいのかもしれませんが、少しずつできることやっていることが大きくなってきています。

1年目は2人でした。
2年目は4人になりました。
そして、3年目は8人！

(このまま増えてけば…)
10年目は1,024人
15年目は32,768人

25年目には日本人の約1/4である33,554,432人がコーテッグのメンバになります。
そして、その僅か2年後に日本人全員がコーテッグメンバになるということです。
(まあ、その頃には当然ならが、日本だけでビジネスをしているわけではないので、世界も含めるとまだまだですね。)

と、妄想しながら日々努力しています。

話を戻すと、
複数のプロジェクトが同時に動いていますが、メンバが増えて、その複数プロジェクトを分担して進めるようになりました。
同じ場所にいながら別々のプロジェクトをしているメンバがいます。

そうすると、世間話はするけど、仕事の内容については、ほとんど話しをしないということが発生してしまいます。
当然ながら情報共有をどうするかという課題が出てきます。

別プロジェクトでも実は同じ課題を抱えてたり、過去に解決したことがあるにもかかわらず、情報の共有がされずに、同じだけ解決に時間を割いてしまうこともありえます。

じゃあ、そうどうしようか考えたときに、SIer的な発想になって、
「Wikiなどの掲示板で情報を集約？」
「朝会、夕会で情報共有？」
「日報を作って共有？」
なんて考えてしまいます。

はっきりってどれも共有できる気がしません。

そこでうちでは、以下の記事を参考にさせていただき、「日報」ならぬ「分報」を取り入れることにしました。

 

	Slackで簡単に「日報」ならぬ「分報」をチームで実現する3ステップ 〜 Problemが10分で解決するチャットを作ろう 開発プロジェクトを進めていくと、チームは様々な課題に直面する。 こうした課題は、週次のミーティングや日報で共有して解決していくことが多い。 課題は大小様々だが、特に数時間で解決できるような小さな課題をいかにリアルタイムで解決していくかで、チー�
Source: c16e.com/1511101558/

分報のススメ

分報(ふんほう)とはSlackなどの社内チャットツールで、「今やっていること」や「困っていること」、「知ったことメモ」や「教えたいこと」をつぶやくというもの。

社内のだれでも観れる個人専用のつぶやき場(Slackの場合はチャネル)を用意して、そこで、リアルタイムに言いたいことをつぶやくというものです。
誰でも見れるけど、つぶやきなので返事も求めていないのがいいところです。
社内Twitterみたいな感じですね。

今のところ、うちの会社ではうまく機能していて、効果アリなので、運用してみてわかったメリットを書いてみたいと思います。

メリット

同じことで別の人がなやむことがない。

「別プロジェクトでも同じ課題を抱えてたり、過去に解決したことがあるにもかかわらず、情報の共有がされない」という問題が極端に少なくなります。
困り事を共有すると見ている誰かが解決してくれるケースが多いです。
完全に課題が一致しなくても、ヒントになりそうなことを教えてくれることもあります。
(ただし、たまたま情報を持っている人が見てない可能性があるので、100%ではありません。)

別プロジェクトに積極的に関わりたくなる。

今までは、他のメンバが何をやっているかは、別プロジェクトだと、わかりませんでした。
分報を始めてからは、分報を見ると、他の人が何をやっているかが何となくわかります。
その結果、別プロジェクトにも興味をもって、積極的に関わりたくなります。

リアルの会話が多くなる。

仕事の内容に限らず、見つけた面白いコンテンツをつぶやいた後は、その話で盛り上がることがよくあります。
ワイワイやっている感じになって職場雰囲気がよくなります。

ランチの時間まで盛り上がってたりもします。

情報流通量が多くなる。

形式ばった情報共有だと、仕入れた情報を共有するときに受け取り側とレベルが合わないということを懸念して「情報を共有しない」といことがありますが、分報だと、自分のメモとして情報をつぶやくことができます。
見る側が取捨選択すればよいだけなので、興味がなかったり、既に知ってる情報であれば、読み飛ばしますし、知らなければ知識として仕入れる。
それによって今までは、情報レベルを気にして共有しなかったことも共有され、流通するようになります。

他にも細かいメリットはたくさんあるのですが、大きくはこんなところです。

今後の改善点

つぶやきが多い人、少ない人が出てしまう。

やっぱりメンバの中にはまだつぶやきに慣れていない人もいます。
だれでもつぶやけるように、なるべくハードルを下げる必要があります。
自分でもくだらないことをたくさん書いて、みんなが書きやすくしてあげることが必要です。

人数が増えたときにうまく回るかは、まだ…

メンバが8人なので、まだすべてのつぶやきになんとなく目を通すことができますが、増えてきたときにどうなるかはわかりません。
緩急つけずに、全ての内容をつぶやきで書いてしまうと本当に大事な情報を見逃してしまう可能性もあります。

今のままの「全員が全員のつぶやきを見る」という運用から何かしらのルールを決めた方がいいのかもしれません。
どうするかは、また人数が増えてきたら考えることにします。

さいごに

何れにしても8人の会社ではうまくいったという実績アリです。
同じくらいの人数の場合は、試してみる価値はあります。

ちなみに、さらっと書きましたが社内チャットツールはSlackを使っています。

 

	Slack Slack brings all your communication together in one place. It’s real-time messaging, archiving and search for modern teams.
Source: slack.com